기획의 정의와 역할(행정,경영)

기획의 정의와 역할(행정, 경영)

기획의 정의와 역할(행정, 경영)

기획이라고 하면 보통은 막연하거나 혹은 어렵다고 이야기를 합니다. 하지만 우리는 이미 일상 가운데 수많은 기획을 하면서 살아가고 있습니다. 예를 들면 친구와 만나서 오늘 무얼 먹을까, 어디에 갈까, 무엇을 하지 이런 것들도 기획이라고 할 수 있습니다. 뿐만 아니라 평소에 너무 갖고 싶은 물건이 있는데 내 용돈으로 구입할 수 없어서 부모님을 설득해서 구입하는 것도 일종의 기획이라고 할 수 있습니다. 보통 기획이라고 하면 일반적으로는 회사나 조직에서 새로운 프로젝트를 진행해보려고 많은 사람들을 설득하고 자원을 모아서 진행하는 것을 이야기하고 있죠. 이처럼 기획은 이미 우리 삶 속에서 다양한 곳에 적용되고 있지만 우리가 인지하지 못하고 있는 부분들도 있는데요. 기획이란 과연 무엇인가? 구체적인 학습을 통해 확인해 보겠습니다.

기획의 정의와 역할

여러분은 이번 강의를 통해 기획이 무엇인지 정의할 수 있습니다. 그리고 기획의 역할에 대해서 더 설명할 수 있고요. 행정과 경영 분야에서의 기획 의미를 파악할 수 있게 됩니다. 기획이란 무엇인지 정의를 해보면, 무엇을 해야 할지 그 목표를 명확하게 설정하고 일을 실현하는 데 필요한 자원을 확보하며, 이를 효율적으로 활용할 수 있는 구체적인 실행전략을 세우는 것을 의미합니다. 그렇다면 이런 기획은 왜 필요한 것일까요? 기획은 어떤 역할을 하는 걸까요? 예를 들어 우리가 어떠한 목적지를 향해서 길을 찾아간다고 한번 생각해 보겠습니다. 운전을 하시는 분들은 내비게이션을 이용하겠죠. 아니면 휴대전화에 지도를 사용해서 이동을 할 수 있습니다. 그런데 지도를 보면서 목적지를 찾아가는 동안에 예상치 못하고 다양한 변수를 만나게 됩니다. 가는 과정에 도로가 새롭게 건설되어 있기도 하고 비가 많이 내려 홍수가 나서 다리가 쓸려내려 가 있기도 하고 또 강을 막아서 저수지가 만들어져 있기도 하죠. 또 새로운 터널이 만들어져 있기도 하는데요. 우리는 지도에 나와 있지 않은 예상치 못하게 새롭고 다양한 상황에 직면할 수 있습니다. 그런데 비록 예상치 못한 상황이 펼쳐지더라도 이때 우리가 나침반을 가지고 있다면 나침반이 제시하는 방향을 따라서 목적지에 도달할 수 있습니다. 바로 이러한 나침반의 역할이 기획이라고 할 수 있겠습니다.

행정과 경영 분야에서의 기획

행정과 경영 분야에서의 기획이란 그 의미가 무엇인지 살펴보겠습니다. 행정학자 루터 걸릭(Luther Gulick)은 조직에서 최고 관리자가 담당해야 할 역할과 기능을 총 7가지로 제시했습니다. 먼저, 기획은 조직의 목표를 달성하기 위한 방법에 대해서 구체적인 윤곽 세우는 일을 의미합니다. 그리고 두 번째, 조직화는 수립한 계획에 따라서 업무를 효율적으로 수행할 수 있도록 구체적인 직무와 권한을 구성원들에게 배분하는 것을 말합니다. 세 번째, 충원은 직원들을 훈련시키고 상황에 따라 필요하다면 신규 직원들을 채용하기도 하고 알맞은 근무 조건을 유지하도록 하는 일을 의미하고요. 지휘는 직원들로 하여금 그 프로젝트에 동참하도록 하는 과정을 말합니다. 그다음으로 조정은 조직 내 여러 부서 내지는 우리 조직과 외부 조직과의 상호 간의 협력과 원만한 관계를 유지하도록 하는 과정이고요. 보고는 이러한 프로세스, 프로젝트의 진행과정이나 결과 등을 함께 공유하고 리더나 관리자에게 보고하는 과정입니다. 마지막으로 예산은 조직의 목표나 프로젝트를 수행할 수 있도록 재정 계획을 세우고 이 계획에 따라 지출을 하는 회계를 담당하는 일을 의미합니다. 이러한 일련의 과정에 대해서 Gulick은 각 과정을 나타내는 첫 글자를 따서 포스트코르브(POSDCoRB)라는 약어를 만들었습니다. 그런데 이 각각의 과정은 하나도 빠짐없이 반드시 지켜야 하는 것은 아니고요. 조직의 규모라든지 프로젝트에 복잡성에 따라서 조절될 수 있습니다. 또 다른 인물인 미국의 문화예술 경영학자 윌리엄 번스(William Burns)는 이러한 7가지 단계를 단순화했습니다. 그래서 기획, 조직화, 지휘, 통제라는 네 가지 단계로 단순화해서 문화예술 경영 분야에 적용했습니다. 행정과 경영 분야의 전문가들이 제시한 이러한 과정들을 살펴보면 어떠한 프로젝트를 진행하는 데 있어 가장 중요한 첫 단계가 기획이라는 것을 알 수 있습니다. 다시 정리하면 기획이라는 것은 조직이 추구해야 할 목표를 설정하고, 조직의 내부, 외부 환경을 분석해서 그 목표를 실현하기 위한 전략을 짜는 것을 의미합니다. 이러한 과정을 통해서 자원이 불필요하게 낭비되는 것을 방지하고요. 보다 효과적으로 목표에 도달하는 것을 의미합니다. 그래서 어떠한 예상치 못한 상황이 발생하더라도 조직이 흔들리지 않고 정해진 목표에 도달하기 위해서는 이 기획의 과정이 보다 구체적이고 명확하며 철저하게 이루어져야 한다는 것을 알 수 있습니다.