문화 기획의 과정과 SWOT 분석

문화 기획의 과정과 SWOT 분석

문화 기획의 과정과 SWOT 분석

기획의 단계별 과정과 실행에 대해서 살펴보고 그중 스왓(SWOT) 분석에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 기획은 단계적으로 이루어지고 반복적으로 순환되는 과정인데요. 기획의 과정을 통해 적정한 자원을 투입하고 더 나은 성과를 내거나 예측하지 못한 상황에서도 흔들리지 않고 효과적으로 대응할 수 있습니다. 기획의 과정을 살펴보면 크게 7단계로 구분할 수 있습니다. 각 단계는 설립 취지 점검, 요구 사항 분석, 내외부 환경분석, 목표와 우선순위 설정, 추진계획 수립, 집행과 통제, 평가 이러한 단계가 반복적으로 순환됩니다. 하지만 매번 이 순환과정을 다 거쳐야 되는 것은 아닙니다. 그러면 기획의 단계별 특성을 구체적인 예시를 통해 살펴보겠습니다.

기획의 단계별 특성과 예시

여러분이 만약 미술관에서 기획자로 일하고 있는데 더 많은 관람객을 확보하기 위해서 새로운 기술을 활용한 체험형 공간을 한번 기획해 보라는 미션이 주어졌을 때 어떻게 하시겠어요? 이를 위해서 가장 먼저 미술관의 설립 취지를 점검해야 됩니다. 즉 우리 미술관은 왜 존재하는지 어떤 예술관이 되고자 하는지 무슨 일을 하고 있고 어떠한 위상을 갖기 원하는지 확인해야 됩니다. 미술관이라고 하면 미술과 관련된 유형무형의 자료를 연구, 교육, 향유할 목적으로 수집, 관리, 보존하고, 전시, 조사, 연구, 교류라는 기본적인 임무를 수행하고 있습니다. 그래서 이를 바탕으로 미술관이라고 하는 것은 미술과 미술관의 발전, 작가 육성, 국내외 교류 그리고 미술관이 위치한 그 지역의 문화향수권 신장이라는 역할을 담당하게 됩니다. 이러한 설립 취지를 점검함으로써 해당 미션 나에게 주어진 프로젝트를 과연 수행해야 하는가? 혹은 수행해도 되는가 왜 해야 되는가 꼭 해야 하는가에 대한 점검을 할 수 있습니다.

요구사항 니즈 파악 단계

요구사항 니즈를 파악하는 단계입니다. 내외부 이해관계자들의 요구 사항을 파악하는 것을 의미하는데요. 여기서 내부 관계자는 가장 기본적으로 미술관의 조직 구성원을 얻을 수 있습니다. 경영진과 이사진 그리고 각 부서의 구성원들의 핵심적인 이해관계자가 됩니다. 프로젝트를 진행하기 위해서 다른 기관이라든지 외부업체 전문 인력도 이해관계자가 될 수 있습니다. 외부 관계자의 대표적으로는 관람객도 있죠. 관람객의 요구 사항을 보면 미술관에 가면 전시회에서 더 다양한 경험을 하고 싶다. 혹은 전시보다는 전시와 연계된 교육 프로그램에 참여하고 싶다. 아니면 교육 프로그램은 관심 있지만 그 정해진 시간에 참여하거나 1시간, 2시간 정도의 시간이 부담스럽다. 등의 다양한 요구 사항이 있습니다. 이러한 요구 사항은 직접적이고 구체적인 요구 사항도 있지만 굉장히 추상적인 요구 사항들도 있습니다. 그래서 요구 사항들을 구체적으로 파악하기 위해서 설문조사를 하기도 하고요. FGI라고 하는 포커스 그룹 인터뷰(Focus Group Interview)같은 조사 방법을 활용해서 다양한 요구 사항들을 파악할 수 있습니다.

내외부 환경분석의 단계

다음은 내외부 환경분석의 단계입니다. 스왓(SWOT) 분석이라고도 일컫는데요. 조직의 내부환경과 조직을 둘러싼 외부환경을 긍정적인 측면과 부정적인 측면으로 구분해서 분석하는 것을 의미합니다. 스왓(SWOT) 분석에 대해서 좀 더 자세히 살펴보면 목표 실현에 도움이 되는 내부 영향인 강점과 방해하는 제약요소인 약점이 있습니다. 그리고 외부요인 중에는 유리하게 작용되는 기회가 있고요. 부정적 영향을 미칠 가능성이 있는 위협이 있는데요. 각 글자의 첫 글자를 모아 스왓(SWOT) 분석이라고 일컫고 있습니다. 내부 요인에는 조직, 인력, 재정, 시설이나 기술 수준, 프로그램 경험 같은 것들이 있고요. 외부 요인에는 우리 미술관과 현재 이 시점을 둘러싼 정치, 경제, 사회, 문화, 기술 등이 포함됩니다. 이처럼 SWOT 분석을 통해 우리 미술관 혹은 내가 추진하려고 하는 프로젝트가 처한 내외부적인 여건을 구체적이고 객관적으로 파악할 수 있고요. 이를 통해 목표와 우선순위에 맞게 설정을 할 수 있습니다.

목표와 우선순위 선정 단계

다음 단계는 목표와 우선순위 선정입니다. 스왓(SWOT) 분석 결과 나타난 다양한 요소들을 고려해서 구체적으로 달성 가능한 목표를 설정하는 단계입니다. 목표를 설정하고 달성하기 위해서는 우선적으로 고려해야 될 것이 있고요. 또 그렇지 않은 것을 구분할 수 있는데요. 목표 자체가 모호하고 추상적일수록 절차나 과정들이 생략되거나 형식에 그칠 수 있으므로 굉장히 구체적인 목표를 설정하는 것이 중요합니다. 예를 들어 새로운 기술을 활용한 체험형 공간을 조성해라. 그래서 미래의 미술관이라는 공간을 한번 만들어 보자는 목표를 설정할 수 있습니다. 이때 양적인 개념을 활용할 수 있는데요. 미술관 관람객 중에 적어도 60% 이상은 이 공간을 방문할 수 있도록 하겠다. 이런 식의 구체적인 양적 개념의 목표를 설정할 수 있습니다. 뿐만 아니라 목표를 달성하기 위한 기간과 투입할 수 있는 예산 등의 목표들을 측정 가능하고 구체적인 단위로 표현하는 것이 필요한데요. 이는 평가단계에서 목표 달성 여부를 점검할 때 활용할 수 있습니다.

추진계획 수립 단계

이어서 살펴볼 단계는 추진계획 수립입니다. 프로젝트 집행에 필요한 조직운영, 인력 배치, 예산 이러한 모든 자원에 관한 사항이 포함되는 종합설계서인 기획안을 작성하는 단계입니다. 이러한 계획안 작성을 위해서는, 과연 내가 진행하려고 하는 프로젝트의 공간에 규모는 어느 정도인가? 투입할 수 있는 예산은 얼마가 확보되어 있는가, 시간적인 여유는 얼마가 있는지, 또 조직 안에서 협조 가능한 부서는 어디가 있는지, 내지는 외부의 전문 그룹을 섭외해야 하는지에 대한 내용들을 결정할 수 있습니다. 즉 종합설계서는 구체적으로 누가 언제까지 어떤 방법으로 어떻게 할 것인가에 대한 내용이 포함되어야 되고요. 각각의 과제를 추진하기 위한 가장 효율적인 전략으로 구성해야 합니다.

집행과 통제 단계

다음은 집행과 통제 단계입니다. 이 단계에서는 구체적인 일정에 따른 프로젝트의 실질적인 추진과 함께 예산 지출이 이루어지는데요. 앞 단계가 체계적으로 이루어졌다면 집행은 이를 단지 현실화시키는 단계라고 할 수 있습니다. 만약에 집행단계에서 문제점들이 많이 발견된다면 기획 단계가 부실하게 진행되었다는 것을 증빙하는 것입니다. 집행 과정에서는 하나하나 확인하고 간섭할 필요는 없지만, 이 단계가 계획적으로 추진되고 있는지 과하거나 부족한 자원은 없는지 지속적으로 점검할 필요가 있습니다. 집행과 통제의 또 다른 역할은 동기 부여인데요. 각자의 역할과 책임을 정기적으로 환귀 시키고 달성하는 에 보람을 찾을 수 있도록 해야 합니다. 것이처럼 집행과 통제는 권한이 아니라 계획대로 진행되도록 세심하게 배려하는 것이라고 할 수 있겠습니다.

평가 단계

마지막 단계는 평가입니다. 목표 달성 여부를 파악하되, 이때는 최종 결과물만 놓고 목표 달성 여부를 따지는 것은 아닙니다. 추진 과정에서의 단계별로 파악을 해야 되는데요. 만약에 계획대로 진행되지 못했을 경우라면 SWOT 분석 아니면 각 단계에 재점검을 통해서 원인을 파악하는 것이 중요합니다. 이렇게 미술관 안에서 새로운 체험형 공간을 만드는 프로젝트의 기획의 과정을 각 과정에서 7가지로 나누어 살펴봤는데요. 7단계의 과정을 통해 기획의 과정을 이해하는 시간을 가졌습니다.